Cara membuat konsep acara menarik– Anda sedang berencana mengadakan event dalam waktu dekat? Bila Anda adalah pemilik acara atau merupakan orang yang diberi tanggung jawab untuk memastikan acara terselenggara dengan baik. Maka tentunya Anda tahu bahwa sebuah acara harus memiliki konsep yang menarik agar menjadi sebuah acara yang sukses. Karena suatu acara, terutama sebuah acara dengan skala besar, memiliki banyak elemen yang perlu disiapkan maka tidak heran bila Anda masih bingung tentang bagaimana cara agar acara yang akan diselenggarakan nanti bisa berjalan dengan lancar.
Untuk mengadakan sebuah acara yang bisa sukses besar, Anda bisa menggunakan jasa event organizer atau EO. Tapi pertama Anda harus tahu bahwa hal terpenting yang menentukan kesuksesan sebuah event adalah perencanaan yang matang dan juga kerjasama antar anggota tim yang baik. Bila Anda jadi menyewa jasa sebuah EO pun Anda juga perlu tahu bahwa kelancaran komunikasi tim Anda dengan tim EO akan membawa dampak besar pada kesuksesan acara.
Berikut kami akan membahas tips dan cara membuat konsep acara menarikala EO, yang bisa memberikan Anda gambaran apa saja hal-hal yang perlu dilakukan dalam mempersiapkan sebuah acara :
Menyusun tema dan konsep acara
Tema dan konsep acara menjadi faktor utama yang menentukan kesuksesan sebuah acara. Pilih konsep yang menarik dan unik tapi tentunya juga sesuai dengan jenis dan tujuan acara yang akan diadakan. Lakukan brainstorming ide bersama dengan semua anggota tim, dimana banyak anggota berperan aktif untuk menyampaikan idenya masing-masing. Selanjutnya bisa lakukan voting untuk pemilihan ide konsep acara yang akan digunakan.
Pembagian tugas dengan jelas dan detail
Setelah menentukan tema dan konsep acara, maka langkah selanjutnya adalah Anda harus membagi tugas yang jelas atau membentuk panitia acara. Bagi panitia dalam beberapa divisi dan pastikan setiap divisi memiliki job desc yang jelas dan detail. Jangan sampai ada anggota tim yang mengalami kebingungan terkait dengan tugas dan perannya.
Membuat anggaran acara
Selanjutnya Anda perlu membuat daftar apa saja yang dibutuhkan untuk acara ini, mulai dari perlengkapan yang harus dibeli, sewa tempat, sampai hal lainnya yang sesuai dengan konsep serta tema acara. Setelah membuat daftar kebutuhan maka bisa dilanjutkan dengan melakukan perencanaan anggaran. Membuat budgeting atau anggaran ini akan membantu Anda mengetahui gambaran biaya operasional yang dibutuhkan.
Membuat susunan acara
Buatlah susunan acara dari sejak awal perencanaan acara. Dengan rundown acara yang jelas, pastinya seluruh anggota tim bisa mengetahui arah acara yang akan digelar dan melakukan persiapan yang matang.
Menyusun timeline project acara
Timeline menjadi hal penting dalam mengontrol perencanaan acara. seperti mengukur sudah sampai mana persiapan yang dilakukan serta apa yang kurang dalam persiapan acara. Buatlah list apa saja yang harus dilakukan setiap anggota tim dan set deadline agar semua hal bisa dipersiapkan tepat waktu.
Membuat backup plan
Anda perlu menyiapkan rencana cadangan bila ada hal yang terjadi di luar ekspektasi. Coba brainstorming dengan tim tentang kemungkinan-kemungkinan yang bisa terjadi dan bagaimana solusinya. Itulah tips dan cara membuat konsep acara menarikagar acara Anda bisa berjalan lancar dan sukses. Percayakan saja acara Anda pada EO professional seperti Redline Communication dan ikuti cara menyusun konsep acara bersama dengan tim EO!