REDLINE COMMUNICATION – Sebelum Event berlansung penting untuk Event Organizer mempersiapkan acara secara detail dan matang. Jika tidak dipersiapkan dengan detail, dapat timbul masalah seperti misskomunikasi, kekurangan biaya, event berantakan, dan turunnya pamor penyelenggara. Karena itu, berikut 8 Hal penting melaksanakan event yang perlu diperhatikan sebelum melaksanakan event.
1. Set-Up General Meeting
Dalam Set-Up General MeetingPenting dilakukan untuk memastikan hal apa saja yang dibutuhkan dan konsep event apa yang diharapkan oleh klien. Tujuan dari General meetingini adalah untuk menentikan pondasi dan konseptualevent. Jika General Meeting sukses, kemungkinan besar event akan sukses karna berhasil dalam menerjemahkan harapan klien ke dalam event yang akan dilaksanakan.
Selanjutnya, hasil dari general meeting yang berupa kesepakatan mendasar akan menjadi blueprint untuk EO dalam merancang acara. Kemudian blueprint akan dibaw ke internal meeting untuk diturunkan dari perencanaan konseptual menjadi perencanaan teknis dan dibagi di setiap divisi dalma tim EO.
2. Perencanaan Anggaran Biaya
Biaya yang dimiliki oleh klien atau penyelenggraan untuk membuat acara tertentu terbatas. Oleh karna itu, salah satu hasil dari general meeting adalah perencanaan anggaran biaya. Karna anggran biaya diawal penting untuk mengontrol pembelanjaan agar peanggran tidak melebihi uang yang dimiliki. Setelah merencakan anggran bersama, tim EO harus segera membagi anggran tersebut kesetiap divisi, anggaran tersebut diguanakn untuk keperluan event.
3. Membuat Check List
Check List Ini bertujuan agar tidak ada satupun pekerjaan yang terlewatkan, harus dipastikan bahwa ketua divisi sampai anggota divisi memiliki checklist dalam mengerjakan tugas- tugasnya. Sehingga tidak adanya checklist bisa menjadi akar masalah tidak terlaksananya suatu pekerjaan karna memori ingatan manusia yang terbatas
4. Pembagian Timeline Kerja
Agar tidak ada pekerjaan yang terlambat diselesaikan, perlu dibuat timeline kerja. Dokumen ini berisi pembagian tuga setiap anggota tim serta checklist apa saja yang dikerjakan dan ditentukan waktu pengerjaannya. Biasanya terdapat hal hal yang harus diperhatikan jauh jauh hari sebelum mengadakan event. Jika timeline kerja tidak disusun dengan baik, bisa jadi hal-hal yang harus dipersiapkan jauh-jauh hari tidak terlaksana karena dikerjakan mendekati hari-H.
5. Membuat Rundown Acara
Rundown harus dipersiapkan dari awal setelah general meeting. Seiring berjalannya waktu, rundown bisa terus diperbarui karena tidak semua yang direncanakan berjalan sesuai keinginan seperti lokasi acara berubah, pembicara atau pemateri yang tidak bisa hadir, sampai konten acara yang berubah.
6. Koordinasi dengan Vendor
Koordinasi dengan vendor adalah proses kerja sama dengan vendor untuk memastikan layanan yang baik dan kelancaran operasi bisnis. Dapat dilakukan dalam berbagai bidang, seperti arsitektur, manajemen acara, dan rantai pasokan.
Manfaat koordinasi dengan vendor yaitu meningkatan efisiensi bisnis, Peningkatan profitabilitas, Pengambilan keputusan yang lebih baik, Hubungan yang lebih kuat dengan vendor, Transparansi yang lebih besar
7. Mempersiapkan Media Promosi
Jika event bertiket dan mengundang banyak orang , maka perlu lakukan promosi dan publikasi di banyak tempat. Media promosi yang dapat dipakai dan relatif murah adalah media digital dengan beriklan, menyebarkan konten promosi ke komunitas dan grup terkait, serta meminta influencer untuk mempromosikan acara lewat media digital mereka. Semakin bagus promosi yang dibuat maka semakin besar kemungkinan acara Anda akan dikunjungi oleh banyak orang.
8. Lakukan Final Check dan Rencana Cadangan
final check dan pembuatan rencana cadangan wajib ada dalam tahap persiapan event organizer. Untuk kembali mengintegrasikan tugas setiap divisi dan anggota tim, hal ini diperlukan sebelum pelaksanaan acara agar tidak ada hal yang terlewat dan setiap orang mengetahui progres persiapan event secara keseluruhan. Rencana cadangan disusun untuk mengantisipasi hal-hal yang tidak diinginkan seperti rundown acara yang mundur, pembicara yang berganti, jumlah peserta yang berubah, dan lain sebagainya.
Demikianlah 8 Hal penting melaksanakan event yang perlu diperhatikan oleh event organizer agar event yang dilaksanakan berjalan lancar. Jika kamu mencari Event Organizer untuk event kamu, Redline Communication siap membeikan layanan terbaik untuk mu. Ayo hubungi segera disini!