Bikin Conference, Ribet Ga Sih?
Apa itu Konferensi?
Bagian dari MICE yang akan kita bahas selanjutnya ada Conference atau konferensi. Apa itu konferensi? Konferensi merupakan pertemuan yang bertujuan untuk mencari penyelesaian dari suatu permasalah yang dikomunikasikan secara musyarawarah atau bersama. Lalu, apa bedanya dengan meeting? Bedanya, konferensi memiliki ruang lingkup yang lebih luas dibandingkan dengan meeting. Jika meeting membahas mengenai permasalahan atau mencapai tujuan yang menguntungkan perusahaan saja, sedangkan konferensi dimaksudkan untuk mencapai tujuan bersama yang mencakup orang banyak.
Tak hanya ruang lingkup, persiapannya pun berbeda. Butuh persiapan lebih untuk melaksanakan konferensi dibanding meeting biasa. Jika meeting bisa dirancang dalam waktu seminggu, konferensi membutuhkan waktu yang lebih lama. Karena pesertanya pasti akan lebih banyak dibandingkan meeting biasa. Dan satu lagi, konferensi biasanya dilaksanakan secara formal.
Mengelola event konferensi tidak dapat dilakukan oleh satu atau dua orang saja. Perlu banyak orang yang terlibat dan beberapa dukungan dari pihak ahli. Contohnya, perlunya jasa event organizer untuk mengelola konferensi berskala besar sehingga kesalahan-kesalahan dapat diminimalisir terjadi pada saat konferensi berlangsung. Tak hanya itu, penataan tempat duduk dan monitor pun harus diperhatikan sehingga seluruh peserta konferensi dapat mendengar dan melihat dengan jelas.
Hal yang perlu dipersiapkan sebelum conference :
1. Keynote speaker
Adalah orang yang diamanatkan dan dipercaya dapat menyampaikan inti permasalahan pada konferensi.
2. Sponsor dan Media Partner
Untuk menyelenggarakan konferensi, tentunya membutuhkan biaya yang tidak sedikit, untuk itu perlunya pihak panitia untuk mencari pendanaan dari sponsor. Dan media partner untuk membantu menyebarkan informasi hasil konferensi kepada khalayak umum.
3. Pemilihan venue
Tempat adalah hal yang paling krusial. Pemilihan tempat yang bisa menampung seluruh peserta konferensi harus diperhatikan. Sehingga pada saat hari H, tidak ada peserta yang komplen dengan tidak ada slot untuk mereka.
4. Publikasi
Informasi lengkap mengenai konferensi sangat dibutuhkan oleh peserta jauh sebelum acara dilaksanakan. Sehingga tidak ada terjadi miscommunication dengan peserta. Biasanya publikasi dibuat dalam bentuk website dan sosial media yang bisa diakses siapapun dan kapanpun.
Bagaimana? Sudah paham kan apa itu Conference atau konferensi? Paham sih, tapi masih bingung bagaimana mengelola konferensi? Mari berkolaborasi dengan kami, Redline Communication. Masih ragu? Silahkan check disini untuk melihat pengalaman kami! Jika sudah, silahkan klik laman contact untuk mulai berkolaborasi dengan kami ya! Terimakasih.
Awesome post! Keep up the great work! 🙂